Selección de aplicaciones útiles para el teletrabajo

El teletrabajo se practica cada vez más en las empresas. La calidad de la comunicación y la rapidez son las palabras clave para que el trabajo remoto sea productivo y eficiente. Las herramientas desarrolladas para el trabajo remoto facilitan la gestión de proyectos y la realización de tareas de forma organizada. Muchas aplicaciones ayudan a organizarse mejor, pero ¿cuáles elegir?

¿Cómo organizar eficazmente tus tareas en el teletrabajo?

Para que el teletrabajo se lleve a cabo de manera eficiente, aquí hay 5 reglas y rutinas a seguir:

• espacio de trabajo dedicado 

Es fundamental sentirse cómodo. Los muebles de trabajo ergonómicos (escritorio y silla) son importantes para unas buenas condiciones de trabajo.

•  Ponte ropa de trabajo 

Existe una gran tentación de vestirse informalmente, incluso en pijama, cuando se trabaja en casa. La ropa tiene un aspecto psicológico significativo . Ayuda a ponerse en condiciones para el trabajo y marca la ruptura entre la actividad profesional y las actividades domésticas.

•  Establece una agenda precisa 

El tiempo de viaje puede ser un ahorro considerable. Sin embargo, es importante tener disciplina en la gestión del tiempo .
¿Qué duración se debe otorgar a cada proyecto, cómo hacer frente a los imprevistos, cómo asegurarse de que está disponible y alerta para compartir información con otros miembros de la empresa? La planificación es crucial para optimizar el tiempo dedicado a la actividad profesional .

•  Tómate un tiempo y relájate

Son esenciales para mantener la mente fresca y productiva . Ya sea picoteando, haciendo una sesión de yoga, charlando con compañeros remotos como si fuera frente a la máquina de café, o disfrutando de una micro siesta, estos momentos de “off” te permiten mantener una buena concentración durante todo el día.

•  Mantener la comunicación con los compañeros. 

Incluso a distancia, se puede mantener la cohesión y la dinámica de grupo. También son  fundamentales  para que la colaboración entre los diferentes equipos de la empresa sea fluida. El aislamiento físico creado por trabajar de forma remota puede afectar el espíritu de equipo . Las llamadas en conferencia o las herramientas de mensajería instantánea ayudan a superar esto. ×

¿Cómo trabajar como un equipo remoto, siendo productivo?

Gracias a las nuevas tecnologías y unas normas de conducta, la productividad y la eficiencia de un equipo no pueden verse afectadas por el teletrabajo. Será necesario asegurar:

• Establecer reglas  e identificar claramente los objetivos

Es necesario establecer límites para establecer un marco. Los objetivos deben ser medibles y definidos en el tiempo. Se deben establecer reuniones semanales para monitorear los proyectos y movilizar al equipo.

• Mantener contacto

La comunicación es fundamental para la coordinación y sincronización en la realización de los proyectos. Las herramientas no faltan: teléfono, correo electrónico, chat y videoconferencias.

¿Cuáles son las aplicaciones para trabajar de forma efectiva en remoto?

En la era digital, las herramientas son numerosas y cada vez más eficientes. Para trabajar mejor de forma remota desde casa, elegir las mejores aplicaciones es fundamental.

• Google Drive  : esencial para  almacenar y compartir  archivos de gran tamaño

Es la herramienta ofimática imprescindible para compartir archivos de forma remota con los colaboradores. Ofrece 15 GB de almacenamiento en la nube de forma gratuita. Todo lo que necesitas es una cuenta de Google. Su creación también es gratuita. Google Drive integra otras 3 aplicaciones:

• Documentos de Google;
• Hojas de cálculo de Google;
• Presentaciones de Google.

Son herramientas colaborativas para crear, editar, almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Con esta aplicación se configura el acceso a los archivos. El propietario de la carpeta compartida puede determinar quién puede editarla o solo verla. Así, todo un equipo puede trabajar en conjunto en un solo archivo, lo que permite seguir su evolución más rápidamente.

• Zoom  : imprescindible para  videoconferencias

Este software de videoconferencia se ha convertido en imprescindible para las reuniones virtuales. Ofrece la posibilidad de realizar  seminarios digitales , de comunicarse por mensajería instantánea, de crear  reuniones virtuales . Su interfaz intuitiva hace que sea fácil de usar. Esta aplicación tiene una versión móvil que la hace accesible en teléfonos y tabletas. Una vez adoptado, es difícil prescindir de él, ya que es práctico. Existen versiones de pago. Ofrecen más funcionalidades como videoconferencias de 10.000 participantes, grabación de reuniones, etc.

• Slack : práctico para gestionar de forma sencilla y simultánea varias aplicaciones

Esta herramienta es un excelente  organizador virtual en tiempo real  . Ofrece a sus usuarios varias características:

• Reúna todos los intercambios en una sola interfaz, ordene las discusiones por “canales” y especifique los derechos de acceso de los usuarios;
• Integre aplicaciones web para la gestión de proyectos (Trello, Airtable, Asana, Avaza…) y el intercambio de archivos (Google Drive, Dropbox…) con notificación de actualización instantánea en cada modificación;
• Entregue contenido rápidamente simplemente arrastrando el archivo de origen a la ubicación de destino;
• Vea el trabajo en progreso en cualquier momento desde una computadora , teléfono inteligente o tableta.
• ZED : valioso para  la seguridad de los datos

Esta aplicación es aclamada por la seguridad de los datos. Es muy fácil de usar. Las carpetas están protegidas por contraseñas, claves o incluso tokens. Con el fin de optimizar el espacio para almacenar los archivos , la aplicación los comprimirá. Las acciones autorizadas para los colaboradores son definidas por el administrador. El intercambio se realiza de forma segura.

• Trello : para una gestión de proyectos eficaz

Esta herramienta de gestión de proyectos colaborativos es muy popular. Su interfaz lúdica , intuitiva y ergonómica explica su éxito. Las tareas están representadas por “tarjetas” y los proyectos por “tableros”. Se   facilita la coordinación  de los distintos actores en los proyectos y la  sincronización de acciones . Todos ven el progreso del proyecto y las tareas relacionadas. La gestión de proyectos cuenta con todas las herramientas necesarias para ser eficaz. Este software fácil de administrar es muy fácil de usar. Una versión gratuita está disponible para todos.

• Zapier  : ideal para reducir las tareas repetitivas

Zapier es ideal para  automatizar tareas  para ahorrar tiempo. La interfaz integra las diferentes aplicaciones utilizadas por el usuario y automatiza las tareas programadas. El  ahorro de tiempo  es considerable. Las tareas se procesan rápidamente.
Por ejemplo, es posible automatizar la descarga de archivos desde un conjunto de direcciones de correo electrónico, directamente a una carpeta de Dropbox. ¡No lo olvides, el zap creado se encarga de ello!
Zapier también se puede utilizar en apoyo de Slack. Puede enviar una notificación automática cada vez que se registra una acción definida en Slack. La aplicación se adapta y programa según las necesidades del usuario.

• InVision : perfecto para presentaciones de imágenes

Esta aplicación ha sido diseñada para personas creativas , personas que trabajan en arquitectura, diseño, publicidad…
La imagen se proyecta en el navegador del destinatario y luego puede tener una proyección detallada en alta definición. El cliente puede poner sus notas y comentarios en el archivo. Se actualiza a medida que se realizan cambios, conservando el historial de propuestas y comentarios.
También es posible hacer una  presentación de forma remota  con la opción de compartir en vivo. El enlace para la presentación se envía a los participantes y todos podrán interactuar en ese momento. A cada proyecto se le asigna una URL y se pueden realizar varios proyectos visuales en paralelo.

• Wunderlist  : gestionar tus tareas

Es la aplicación perfecta para los entusiastas de las listas de tareas pendientes . Wunderlist le permite crear, administrar y monitorear el progreso de las listas de tareas, solo o con otros. También le permite establecer plazos , añadir comentarios y recordatorios .

• Coorganiz:  organiza tu día entre la vida personal y profesional

Gracias a Coorganiz, es posible organizar adecuadamente las diversas tareas de la vida personal y la vida profesional. Este es un calendario familiar compartido que se puede conectar a su calendario profesional. Esta aplicación te permite crear grupos para compartir horarios, listas y documentos.